شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- آرشیو گنجینه های ارزشمندی هستند که به شکل های متنوع و در ابعاد گوناگون توسط افراد و سازمان ها نگهداری می شوند و به عنوان سرمایه های با ارزش و مهمی برای مالکین آن ها به شمار می آیند. بخش عمده ای از آرشیوها به صورت منابع دیداری و شنیداری، شامل عکس، صوت، فیلم و اسناد نگهداری می شوند. این منابع که در طول زمان بر حجم آن ها افزوده می شوند عمدتا به روش های سنتی نگهداری می شوند. این مسئله علاوه بر خطراتی که موجب نابودی و از بین رفتن آن های می شود، باعث ایجاد دشواری هایی در دسترسی و استفاده بهینه از آن ها نیز می گردد.

از این رو روابط عمومی سازمان راهداری و حمل و نقل جاده ای با هدف جمع آوری و تجمیع منابع فیلم و عکس و صوت که در سطح ستاد مرکزی و استان ها پراکنده بود، پروژه سامانه آرشیو دیجیتال را با بهره گیری از آخرین تکنولوژی های موجود در زمینه آرشیو در دستور کار خود قرار داد و پس از تعیین و طراحی فضای مناسب استقرار سامانه، در سال 89 پروژه ذخیره سازی اطلاعات را آغاز کرد. این سامانه مبتنی بر روش های ذخیره سازی اطلاعات بر روی دیسک های سخت (SAN-NAS-DAS) و نوارهای مغناطیسی دیجیتال با تکنولوژی Ultrium LTD طراحی شده است. استفاده از نوارهای مغناطیسی برای ذخیره سازی و پشتیبانی اطلاعات مزایای متعددی دارد، که امنیت بالا، سرعت در انتقال اطلاعات و هزینه های پایین نگهداری از مهمترین آن های می باشند.

در این سامانه، منابع آرشیوی به فایل های دیجیتالی تبدیل شده و به صورت آنلاین نگهداری می شوند. به عنوان یکی از قابلیت های مهم این سامانه می توان به امکان پردازش صدا و تصویر اشاره نمود. این قابلیت در کنار سایر امکانات دیگر، محیط مناسبی برای آرشیو و بازیابی سریع اطلاعات را مهیا می سازد که به کاربران امکان ساماندهی سریع و دقیق اطلاعات آرشیوی را می دهد. تمام منابع آرشیوی در محیط Arclook قابل جستجو و بازبینی می باشند. امکانات متعددی در این بخش قرار داده شده است تا جستجو و بازبینی آرشیو با دقت و سرعت بالا در هر حجم و اندازه ای میسر شود.

تبدیل منابع ویدیویی
در پروژه جامع آرشیو دیجیتال دیداری و شنیداری حجم وسیعی از اطلاعات به بخش ویدیویی تعلق می گیرد. در روش های سنتی و در صورت نگهداری چند هزار ساعت نوار به مکان نسبتا بزرگی که به چند صد متر مربع می رسد نیاز بوده و همچنین نصب تاسیسات برودتی جهت ایجاد شرایط مناسب ضروری است. حتی با وجود این تدابیر به علت کثرت نوارها و عدم وجود امکانات کافی، نگهداری نوارها به صورت اصولی و مطابق با استاندارد سازندگان امکان پذیر نبوده و به مرور کیفیت آن ها را دچار مشکل خواهد نمود.

نوارهای مغناطیسی قدیم (با فرمت های بتامکس، یوماتیک، بتاکم، SVHS، VHS) و همچنین نوارهای دیجیتال با فرمت DVD و DVCam از طریق دستگاه های مختلف پخش نوار به یک سیستم مجهز و حرفه ای سرور وصل می شوند. این سرور با رایانه ای به نام KVM کنترل می گردد. عمل انتقال یا کپچر فیلم ها در درون این سرور که با ظرفیت ذخیره سازی بالاست صورت می گیرد. در زمان کپچر، نوارها بر اساس نوع نوار دسته بندی، نامگذاری و کدگذاری می شوند. در این مرحله هر نوار دارای شناسنامه ای می گردد و اطلاعات نوارها روی آن ها درج می شود.

زمان اجرای پروژه:
در بهمن ماه سال 1389 امکانات سخت افزاری سامانه دیجیتال مرکزی خریدای و به موازات آن فضای فیزیکی آرشیو مهیا شد. همچنین طراحی ساختاری درختی آرشیو آغاز و به صورت رسمی از مرداد سال 90 با استقرار نیروی مشخص آرشیو در ورود اطلاعات و منابع عکس و تصویر و صورت آغاز شد که محدوده زمانی پوشش منابع آرشیو شامل تمامی منابعی است که از سال 1373 (پایه اول به سازمان بنا نهاده شد) تاکنون به صورت پراکنده در بابکانی؟؟؟؟؟ سمعی و بصری دفتر روابط عمومی ستاد مرکزی و استان ها (ادارات کل حمل و نقل و پایانه ها و راه و شهرسازی) و بایگانی شخصی همکاران وجود داشته است، جمع آوری و با فایل دیجیتال تبدیل شده به طوری که تاکنون بیش از 62 هزار قطعه عکس، 61 هزار دقیقه فیلم و صوت در قالب فرمت های VHS، بتاکم، یوماتیک، DVC، DVD، VCD و نوارهای کاست صوتی و سایر فرمت ها بود. به فرمت دیجیتال درآورده و در هارددیسک و نوارهای مغناطیسی (Lto) ذخیره و قابل بازیابی و جستجو به شیوه های نوین آرشیو می باشد.

آرشیو برنامه های مرتبط با صدا و سیما:
در گذشته شیوه ضبط برناه های صدا و سیما به گونه ای بود که به صورت موردی و در صورت اطلاع از حضور مسئولان در برنامه رادیویی یا تلویزیونی، آن برنامه ضبط می شد و یک نسخه به ذینفعان تحویل می شد اما اکنون این امکان ایجاد شده است که حتی برنامه های استاین نیز ضبط و در کمتر از 12 ساعت در سازمانه آرشیو با قابلیت جستجو موضوعی، تاریخی و نام اشخاص و افراد مرتبط با برنامه، قرار می گیرد دسترسی به منابع از طریق شبکه.

با هدف تسریع و ایجاد تمهیدات دسترسی کاربران به آرشیو در فضای خارج از محل استقرار آرشیو، از ابتدای سال 91، سامانه آرشیو تحت شبکه فعالیت خود را آغاز کرده و سطح دسترسی به گونه ای است که کاربران پس از دریافت نام کاربری و رمز عبور از مرکز آرشیو می توانند به منابع آرشیو دسترسی داشته باشد و نسبت به رویت و حتی ذخیره عکس و فیلم اقدام کنند و همچنین از طریق ثبت سفارش در این سامانه، هر نوع فیلم و عکس با کیفیت بالاتر از کیفیت منابع موجود در آرشیو را درخواست نمایند.